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<\/a> Ganzer Artikel als PDF<\/a><\/h5>\n<\/h5>\n
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Ein fast perfektes LMS<\/h5>\n
Die Durchstart GmbH hat sich bei der Auswahl eines LMS viel M\u00fche gegeben. Sie haben Anforderungen definiert und eine Ausschreibung auf der Grundlage des Anforderungskatalogs durchgef\u00fchrt. Eine Anzahl von LMS konnte identifiziert werden, die die meisten dieser Anforderungen erf\u00fcllen. Aber eben doch nicht alle. Bei den drei Anbietern, die es in die engere Wahl geschafft haben, gibt es jeweils mindestens eine gro\u00dfe L\u00fccke im Standard-Funktionsumfang.<\/p>\n
Das scheint jedoch kein Problem zu sein, denn alle drei Anbieter haben zugesagt, dass sie die jeweils fehlenden Funktionen im Rahmen der Implementierung bei der Durchstart GmbH durch \u201eCustomizing\u201c in ihr LMS \u201enachr\u00fcsten\u201c k\u00f6nnen. \u201eKlingt gut\u201c, denkt der Projektleiter, \u201edoch f\u00fcr welches LMS soll ich mich jetzt entscheiden?\u201c. Wenn alle LMS nach Customizing alles k\u00f6nnen, welches ist dann das richtige f\u00fcr uns?<\/p>\n
Bei den Systemen wurden folgende L\u00fccken identifiziert:<\/p>\n
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- Anbieter A:<\/strong> Dieses LMS bietet im Prozess der Seminarbuchung eine gro\u00dfe Anzahl fester eMail-Benachrichtigungen an. Es gibt aber keine M\u00f6glichkeit zur Nutzung weiterer Benachrichtigungen zu anderen Anl\u00e4ssen. Programmierung und Einbindung dieser Funktion w\u00fcrde zus\u00e4tzlich 6.500 \u20ac kosten.<\/li>\n
- Anbieter B:<\/strong> Das LMS hat keine Schnittstelle zu dem von Durchstart genutzten Web-Meeting-System und kann bei der Planung eines Live-Online-Trainings den Meetingraum in dem Web-Meeting-System nicht automatisch belegen. Die Bereitstellung dieser Schnittstelle w\u00fcrde zus\u00e4tzlich 8.000 \u20ac kosten.<\/li>\n
- Anbieter C:<\/strong> Hat beide oben genannten Funktionen nicht im Standard. Die Bereitstellung w\u00fcrde bei Anbieter C nur insgesamt 4.000 \u20ac zus\u00e4tzlich kosten.<\/li>\n<\/ul>\n
Beide Funktionen sind in der Anforderungsdefinition als sehr wichtig bewertet. Alle Anbieter k\u00f6nnen sie nach Customizing anbieten. Welcher Anbieter ist der Richtige? Der g\u00fcnstigste Anbieter C oder einer der beiden anderen, die jeweils nur eine Funktion customizen m\u00fcssen? Das ist nicht einfach zu beantworten und stellt die zentrale Frage nach dem …<\/p>\n
Wohl und Wehe des Customizing<\/h5>\n
Wohl:Nach dem Customizing stehen alle gew\u00fcnschten Funktionen vollst\u00e4ndig zur Verf\u00fcgung, Das hilft allen Benutzer bei der t\u00e4glichen Arbeit und verbessert die Akzeptanz bei der Einf\u00fchrung.<\/p>\n
Wehe: Wie \u00fcberall, wo Standards verlassen werden, entstehen Risiken. Nachfolgend zeigen wir Ihnen sechs Risiken von Customizing, die wir in der Praxis h\u00e4ufiger beobachten k\u00f6nnen:<\/p>\n
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- Nachtr\u00e4gliche Unm\u00f6glichkeit: Wider Erwarten ist es doch nicht m\u00f6glich, die gew\u00fcnschten Funktionen wirklich vollst\u00e4ndig und reibungslos einzupassen.<\/strong>Beispiel: Das bei der Durchstart GmbH genutzte Virtual Classroom System bietet keine M\u00f6glichkeit zur Programmierung einer externen Schnittstelle an.<\/li>\n<\/ol>\n
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- Kostensteigerung in der Konzeptionsphase: Im Verlauf des Customizings zeigt sich, dass deutlich mehr Anpassungen n\u00f6tig sind als erwartet.<\/strong>Beispiel: Die Anzahl und Anl\u00e4sse f\u00fcr automatische Benachrichtigungen an Seminarteilnehmer sind nach Kl\u00e4rung der Details bei Durchstart so umfangreich, dass der Anbieter deutlich h\u00f6here Kosten abrechnen m\u00f6chte.<\/li>\n<\/ol>\n
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- Risiken durch unbeabsichtigte Seiteneffekte: Die Funktionen lassen sich integrieren, doch es treten Seiteneffekte auf, die vorher nicht bekannt und nachher nicht mehr zu beheben sind.<\/strong>Beispiel: F\u00fcr das Einrichten von speziellen Benachrichtigungen muss im LMS eine neue Rolle (interner \u00dcbernachtungsmanager) angelegt werden, der auch besondere Berechtigungen und manuelle Eingriffsm\u00f6glichkeiten in das System erh\u00e4lt.Das muss f\u00fcr alle Benachrichtigungen eingestellt bzw, programmiert werden. Im Testing stellt sich sp\u00e4ter heraus, dass durch diese Anpassung nun die wichtige automatische Zuweisung von Teilnehmern zu Kursen nicht mehr funktioniert.<\/li>\n<\/ol>\n
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- Unzureichender Komfort der Gesamtl\u00f6sung: Der Komfort der angepassten Bereiche bleibt oft hinter dem Qualit\u00e4tslevel zur\u00fcck, mit dem das LMS ansonsten \u00fcberzeugt hat.<\/strong>Beispiel: Der komfortable Editor f\u00fcr Standard-Benachrichtigungen kann f\u00fcr die neuen Benachrichtigungen leider nicht genutzt werden. Stattdessen muss die Durchstart GmbH sie selbst im HTML-Format erstellen und \u00fcber eine Upload-Funktion einbinden. Diese technisch schwierige L\u00f6sung kann nur von einer speziell ausgebildeten Person bei Durchstart bedient werden.<\/li>\n<\/ol>\n
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- Mehrfacher Aufwand und Kosten bei Upgrades: Die angepassten Funktionen sind nicht updatef\u00e4hig und m\u00fcssen nach jedem Update neu implementiert werden, was wieder Kosten verursacht, Zeit braucht und Risiken f\u00fcr die Kompatibilit\u00e4t birgt.<\/strong>Beispiel: Die speziell programmierte Schnittstelle zum Web-Meeting System muss nach dem Upgrade des LMS noch einmal ganz neu konzipiert und implementiert werden, weil sich die technische Basis f\u00fcr Schnittstellen ver\u00e4ndert hat<\/li>\n<\/ol>\n
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- Dauerhaftes Kostenrisiko f\u00fcr angepasste Bereiche. Zahlreiche Anbieter kalkulieren f\u00fcr ein Customizing nicht nur einmalige Kosten, sondern auch Kosten f\u00fcr die Systempflege dieser Anpassungen in der Betriebsphase. Es k\u00f6nnte also sein, dass bei einer Anpassung des Systems um 10% auch monatlich um 10% h\u00f6here Betriebs- und Wartungskosten entstehen.<\/li>\n<\/ol>\n
Customizing ist nicht gleich Customzing<\/h5>\n
Ob Customizing sinnvoll ist, ist aber keine Grundsatzentscheidung. Ausschlaggebend ist die Art der gew\u00fcnschten Anpassungen:<\/p>\n
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- Anpassung des LMS in Randbereichen:<\/strong> Geht es um die Realisierung von Schnittstellen zu anderen Systemen, um die Anpassung der Bildschirmgestaltung oder um die Automatisierung von Funktionen z.B. im Reporting \u2013 und damit um Oberfl\u00e4chenanpassungen? Dann kann der Nutzen durch bessere Usability den Aufwand des Customizings durchaus mehr als aufwiegen.<\/li>\n
- Anpassung des LMS in Kernbereichen:<\/strong> Sollen Kernprozesse des LMS, wie die Seminaradministration, die Buchungsprozesse oder Benachrichtigungsprozesse nicht nur konfiguriert sondern richtig ver\u00e4ndert werden? Dann sind in der Regel Anpassungen in der Struktur des LMS notwendig. Damit nehmen Sie unter Umst\u00e4nden hohe Risiken im Bereich der Funktionsf\u00e4higkeit, der Usability und der Kosten in Kauf.<\/li>\n<\/ol>\n
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\n Customizing im Randbereich des LMS<\/strong><\/td>\n Customizing im Kernbereich des LMS<\/strong><\/td>\n<\/tr>\n \n In der Regel machbar, finanzierbar und sinnvoll.<\/p>\n Beispiele:<\/em><\/td>\n
In der Regel riskant, teuer und nicht sinnvoll.<\/p>\n Beispiele:<\/em><\/td>\n<\/tr>\n
\n \n - \n
- Designanpassungen<\/li>\n
- Schnittstellen zu anderen Systemen<\/li>\n
- Zus\u00e4tzliche Reportingfunktionen<\/li>\n
- Migration von Alt-Daten in das System<\/li>\n<\/ul>\n<\/td>\n
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- \u00c4nderungen in der Datenbankstruktur (neue Datenfelder)<\/li>\n
- Ver\u00e4nderungen der Funktionen zur Vergabe von Rollen und Berechtigungen<\/li>\n
- Ver\u00e4nderungen von Kernprozessen, wie Anlegen von Kursen, Pflege von Kursen, Buchungs- und Benachrichtigungsprozesse<\/li>\n<\/ul>\n<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n
Fazit<\/h5>\n
Der Durchstart GmbH w\u00e4re also am ehesten zur teuersten L\u00f6sung B zu raten. Hier muss nur der Randbereich des LMS angepasst werden. Alle anderen Anforderungen werden ohne Anpassungen erf\u00fcllt.<\/p>\n
Und bei Ihnen? Gibt es sehr spezielle Funktionen, die f\u00fcr Ihr Learning Management System notwendig sind? Und ein hohes Risiko einzugehen, ist keine Option f\u00fcr Sie? Dann vermeiden Sie Customizing so gut es eben geht:<\/p>\n
Erstellen Sie vor der eigentlichen Auswahl des LMS einen detaillierten Anforderungskatalog, der genau beschreibt, welche Prozesse in dem LMS abgebildet werden sollen: in Hinblick auf Kurskataloge, Content-Management, Veranstaltungsmanagement, Usermanagement, Collaboration, Social Media, Reporting und Lernhistorie, ggf. Skill- und Talent-Management und vielleicht noch in weiteren f\u00fcr Sie relevanten Funktionsbereichen. Unterscheiden Sie sehr genau zwischen \u201eMust Have\u201c-und \u201eNice-to-Have\u201c-Kriterien und gewichten Sie Ihre Kategorien und Kriterien sorgf\u00e4ltig.<\/p>\n
Ihre Wahl f\u00e4llt so vermutlich nicht auf das LMS, das in der Standardausf\u00fchrung den niedrigsten Preis hat. Ihre Wahl f\u00e4llt auf ein LMS, das unter Abw\u00e4gen der ben\u00f6tigten Funktionen in Relation zu den anfallenden Kosten und m\u00f6glichen Risiken eines ggf. notwendigen Customizings die beste Option ist.<\/p>\n
Im Zweifel entscheiden Sie sich f\u00fcr das LMS, bei dem alle wirklich ben\u00f6tigten Funktionen schon im Standard enthalten sind und verzichten, wenn irgend m\u00f6glich, auf die zus\u00e4tzlichen Wunschfunktionen. So vermeiden Sie die dargestellten Risiken und Folgekosten von Customizing bestm\u00f6glich.<\/p>\n
Dieser Artikel wurde in leicht ver\u00e4nderter Form im E-Learning Journal<\/a> ver\u00f6ffentlicht. <\/em><\/p>\n
- Anpassung des LMS in Kernbereichen:<\/strong> Sollen Kernprozesse des LMS, wie die Seminaradministration, die Buchungsprozesse oder Benachrichtigungsprozesse nicht nur konfiguriert sondern richtig ver\u00e4ndert werden? Dann sind in der Regel Anpassungen in der Struktur des LMS notwendig. Damit nehmen Sie unter Umst\u00e4nden hohe Risiken im Bereich der Funktionsf\u00e4higkeit, der Usability und der Kosten in Kauf.<\/li>\n<\/ol>\n
- Anpassung des LMS in Randbereichen:<\/strong> Geht es um die Realisierung von Schnittstellen zu anderen Systemen, um die Anpassung der Bildschirmgestaltung oder um die Automatisierung von Funktionen z.B. im Reporting \u2013 und damit um Oberfl\u00e4chenanpassungen? Dann kann der Nutzen durch bessere Usability den Aufwand des Customizings durchaus mehr als aufwiegen.<\/li>\n
- Dauerhaftes Kostenrisiko f\u00fcr angepasste Bereiche. Zahlreiche Anbieter kalkulieren f\u00fcr ein Customizing nicht nur einmalige Kosten, sondern auch Kosten f\u00fcr die Systempflege dieser Anpassungen in der Betriebsphase. Es k\u00f6nnte also sein, dass bei einer Anpassung des Systems um 10% auch monatlich um 10% h\u00f6here Betriebs- und Wartungskosten entstehen.<\/li>\n<\/ol>\n
- Mehrfacher Aufwand und Kosten bei Upgrades: Die angepassten Funktionen sind nicht updatef\u00e4hig und m\u00fcssen nach jedem Update neu implementiert werden, was wieder Kosten verursacht, Zeit braucht und Risiken f\u00fcr die Kompatibilit\u00e4t birgt.<\/strong>Beispiel: Die speziell programmierte Schnittstelle zum Web-Meeting System muss nach dem Upgrade des LMS noch einmal ganz neu konzipiert und implementiert werden, weil sich die technische Basis f\u00fcr Schnittstellen ver\u00e4ndert hat<\/li>\n<\/ol>\n
- Unzureichender Komfort der Gesamtl\u00f6sung: Der Komfort der angepassten Bereiche bleibt oft hinter dem Qualit\u00e4tslevel zur\u00fcck, mit dem das LMS ansonsten \u00fcberzeugt hat.<\/strong>Beispiel: Der komfortable Editor f\u00fcr Standard-Benachrichtigungen kann f\u00fcr die neuen Benachrichtigungen leider nicht genutzt werden. Stattdessen muss die Durchstart GmbH sie selbst im HTML-Format erstellen und \u00fcber eine Upload-Funktion einbinden. Diese technisch schwierige L\u00f6sung kann nur von einer speziell ausgebildeten Person bei Durchstart bedient werden.<\/li>\n<\/ol>\n
- Risiken durch unbeabsichtigte Seiteneffekte: Die Funktionen lassen sich integrieren, doch es treten Seiteneffekte auf, die vorher nicht bekannt und nachher nicht mehr zu beheben sind.<\/strong>Beispiel: F\u00fcr das Einrichten von speziellen Benachrichtigungen muss im LMS eine neue Rolle (interner \u00dcbernachtungsmanager) angelegt werden, der auch besondere Berechtigungen und manuelle Eingriffsm\u00f6glichkeiten in das System erh\u00e4lt.Das muss f\u00fcr alle Benachrichtigungen eingestellt bzw, programmiert werden. Im Testing stellt sich sp\u00e4ter heraus, dass durch diese Anpassung nun die wichtige automatische Zuweisung von Teilnehmern zu Kursen nicht mehr funktioniert.<\/li>\n<\/ol>\n
- Kostensteigerung in der Konzeptionsphase: Im Verlauf des Customizings zeigt sich, dass deutlich mehr Anpassungen n\u00f6tig sind als erwartet.<\/strong>Beispiel: Die Anzahl und Anl\u00e4sse f\u00fcr automatische Benachrichtigungen an Seminarteilnehmer sind nach Kl\u00e4rung der Details bei Durchstart so umfangreich, dass der Anbieter deutlich h\u00f6here Kosten abrechnen m\u00f6chte.<\/li>\n<\/ol>\n
- Anbieter B:<\/strong> Das LMS hat keine Schnittstelle zu dem von Durchstart genutzten Web-Meeting-System und kann bei der Planung eines Live-Online-Trainings den Meetingraum in dem Web-Meeting-System nicht automatisch belegen. Die Bereitstellung dieser Schnittstelle w\u00fcrde zus\u00e4tzlich 8.000 \u20ac kosten.<\/li>\n